Digitalizacja archiwów
Przekształcamy papierowe dokumenty w uporządkowane bazy cyfrowe, eliminując ryzyko fizycznego uszkodzenia lub utraty informacji. Proces obejmuje skanowanie w wysokiej rozdzielczości, indeksację oraz przypisanie metadanych ułatwiających późniejsze wyszukiwanie.
- Skanowanie dokumentów w rozdzielczości do 600 DPI
- OCR z rozpoznawaniem tekstu w języku polskim
- Katalogowanie i tagowanie według struktury klienta
- Eksport do formatów PDF/A dla długoterminowego przechowywania
- Integracja z istniejącymi systemami ERP lub CRM
Wycena zależy od wolumenu dokumentów i zakresu indeksacji
Organizacja systemu zarządzania dokumentami
Projektujemy i wdrażamy struktury archiwalne dostosowane do przepływu informacji w Twojej firmie. System obejmuje klasyfikację dokumentów, mechanizmy kontroli dostępu oraz automatyzację procesów związanych z obiegiem dokumentacji.
- Analiza obecnych procedur i identyfikacja wąskich gardeł
- Projekt hierarchii kategorii i metadanych
- Wdrożenie narzędzi DMS zgodnych z ISO 15489
- Konfiguracja uprawnień użytkowników i ról
- Szkolenie zespołu z obsługi systemu
Cena uzależniona od złożoności struktury organizacyjnej
Audyt i konsultacja archiwalna
Przeprowadzamy szczegółową analizę aktualnego stanu archiwum pod kątem zgodności z wymogami prawnymi, identyfikujemy obszary ryzyka oraz przedstawiamy plan optymalizacji. Szczególny nacisk kładziemy na compliance z RODO oraz przepisami branżowymi.
- Ocena stanu fizycznego i organizacyjnego archiwum
- Weryfikacja zgodności z RODO i innymi regulacjami
- Raport z wykrytymi lukami i rekomendacjami
- Plan działań naprawczych z harmonogramem
- Wsparcie przy wdrażaniu zmian
Audyt podstawowy obejmuje do 500 metrów bieżących dokumentacji
Szkolenia z zarządzania archiwum
Przekazujemy wiedzę i umiejętności niezbędne do samodzielnego utrzymania porządku w dokumentacji. Szkolenia są dostosowane do poziomu zaawansowania uczestników oraz specyfiki branży.
- Podstawy archiwistyki i przepisów prawnych
- Praktyczne warsztaty z katalogowania dokumentów
- Obsługa narzędzi cyfrowych do zarządzania archiwum
- Dobre praktyki w zakresie RODO i ochrony danych
- Materiały szkoleniowe i certyfikat ukończenia
Cena za grupę do 10 osób, szkolenie jednodniowe
Migracja danych archiwalnych
Bezpieczny transfer dokumentacji pomiędzy systemami, formatami lub lokalizacjami. Dbamy o integralność danych i ciągłość dostępu podczas całego procesu migracji.
- Analiza źródłowego i docelowego systemu
- Mapowanie struktury danych i metadanych
- Testowanie procesu migracji na próbce
- Pełna migracja z weryfikacją poprawności
- Dokumentacja procesu i raport końcowy
Wycena indywidualna w zależności od wolumenu i złożoności danych
